Umowa z redaktorem: dlaczego warto ją podpisać i jak to zrobić?

Wszystko ustalone! Znalazłaś redaktora, omówiliście szczegóły współpracy, a on… przysyła Ci umowę do podpisania. Ty jednak się wahasz – czy to naprawdę konieczne? Po co ta biurokracja? Przecież wszystko zostało już dogadane przez telefon lub w wiadomościach. Czy to nie zbędny formalizm? Jeśli się nad tym zastanawiasz, ten artykuł jest dla Ciebie. Przedstawię Ci trzy powody, dla których warto podpisać umowę z redaktorem, i pokażę, że to wcale nie musi być skomplikowane. 

Umowa z redaktorem – dlaczego warto ją podpisać?

Dobra umowa nie komplikuje współpracy – wręcz przeciwnie, porządkuje ją i sprawia, że wszystko jest jasne od początku do końca. Dzięki niej obie strony wiedzą, czego mogą się spodziewać, a ewentualne wątpliwości rozwiązuje się szybciej i sprawniej.

Precyzyjny zakres współpracy

Ustalenia telefoniczne, mailowe często też, zwykle są dość ogólne. Na przykład w kwestii zakresu prac ograniczają do informacji, czy ma zostać wykonana redakcja, czy korekta tekstu. W trakcie rozmowy lub wymiany wiadomości łatwo przeoczyć istotne szczegóły dotyczącego tego, co każda z tych usług obejmuje. W efekcie każda ze stron może mieć inne wyobrażenie o tym, jak będzie przebiegać współpraca.

Powiedzmy, że zlecasz redakcję powieści czy poradnika. Zakładasz, że dostaniesz tekst niemalże pozbawiony błędów, co najwyżej trafią się w nim jakieś przeoczenia. Tymczasem redaktor poprawia styl i kompozycję, ale zostawia literówki i błędy interpunkcyjne, bo uznaje, że ich usunięcie to zadanie korektora. W rezultacie korekta jest droższa i bardziej czasochłonna.

Umowa eliminuje takie nieporozumienia – dokładnie określa zakres usług i zapobiega rozczarowaniom. Możesz zadbać o to, by znalazły się w niej zapisy zobowiązujące redaktora do wykonania wszystkich czynności, na których Ci zależy. 

Ochrona Twoich praw

W artykule o tym, jak rozpocząć współpracę z redaktorem, wspomniałam, że redaktor z całą pewnością nikomu nie pokaże Twojego tekstu ani w żaden sposób nie wykorzysta go bez Twojej zgody. Redaktorzy cenią swoją reputację i dbają o zaufanie klientów, dlatego naruszenie poufności jest dla nich niedopuszczalne.

Jeśli jednak takie zapewnienie Ci nie wystarcza, jeśli chcesz szczególnie zabezpieczyć swoją własność intelektualną, w umowie z redaktorem możesz zawrzeć klauzulę poufności. Dzięki niej będziesz mieć pewność, że redaktor zachowa w tajemnicy wszelkie informacje, które mu powierzasz. Klauzula poufności dodatkowo ochroni Twoje sekrety i zapewni Ci spokój ducha.

O prawa autorskie nie musisz się martwić – redaktor ich nie nabywa. Ale w umowie z nim możesz ustalić, czy redaktor ma prawo do cytowania fragmentów Twojego tekstu w celach promocyjnych, czy w ogóle może wspomnieć – na przykład w swoich social mediach – że nad nim pracuje. Umowa zawiera też zwykle zapis o ewentualnym wpisaniu Twojej publikacji do portfolio redaktora i wykorzystaniu w nim jej wizualizacji. Jeśli z jakiegoś powodu nie zgadzasz się na to, możesz zawrzeć zakaz w umowie.

Gwarancja jakości

Umowa to także narzędzie, które pozwala określić standardy współpracy. Wspomniałam wyżej o możliwości precyzyjnego ustalenia oczekiwań. Im więcej szczegółów zawrzesz w umowie, tym większa pewność, że otrzymasz tekst zgodny z Twoimi oczekiwaniami. A co, jeśli jednak coś pójdzie nie tak?

Nikt nie jest nieomylny, a nawet najlepszym redaktorom zdarzają się potknięcia. Dlatego umowa powinna określać, w jaki sposób możesz zgłosić swoje uwagi i w jakim terminie redaktor zobowiązuje się je rozpatrzyć. Jasna procedura reklamacyjna da Ci pewność, że w razie potrzeby możesz się domagać ponownej analizy tekstu i poprawienia niedociągnięć. 

Pamiętaj jednak, że zgłaszane zastrzeżenia muszą być precyzyjne i mogą dotyczyć tylko jednoznacznych odstępstw od norm i reguł, które można dokładnie wskazać w literaturze z dziedziny poprawności językowej.

Jak zawrzeć umowę z redaktorem?

Informacje o tym, co powinna zawierać umowa z redaktorem, znajdziesz w poprzednim wpisie: Współpraca z redaktorem – jak ją rozpocząć? Część 2: Kwestie do ustalenia. Wszystko bowiem, co ustalicie, najlepiej jest też spisać. Zachęcam do lektury. W artykule wymieniam też możliwe sposoby zawarcia umowy: formę tradycyjną – pisemną, elektroniczną i dokumentową. Teraz rozwinę ten temat.

Niedogodności formy pisemnej i elektronicznej

Tradycyjna umowa pisemna jest uznawana za najbezpieczniejszą formę – daje pewność, że obie strony zapoznały się z jej treścią i ją zaakceptowały. Ma jednak wady: wymaga fizycznego spotkania lub wysyłki dokumentów pocztą, a to generuje dodatkowe koszty i wydłuża czas potrzebny na jej zawarcie. 

Umowa elektroniczna, choć wygodna w przypadku współpracy zdalnej, wiąże się z koniecznością posiadania płatnego kwalifikowanego podpisu elektronicznego oraz odpowiedniego oprogramowania. Dla osób, które rzadko korzystają z tego narzędzia, ich zakup może być nieopłacalny. 

Czy ustalenia mailowe wystarczą?

Ustalenia mailowe to jeden z dopuszczalnych prawnie sposobów zawarcia umowy na odległość. Z jednej strony wymiana maili pozwala na szybką i sprawną komunikację, a także na utrwalenie wszystkich ustaleń w formie pisemnej. Z drugiej – ustalenia mailowe mogą być mniej precyzyjne niż tradycyjna umowa pisemna. Wymiana wiadomości często ogranicza się do ogólnych informacji, a szczegóły mogą zostać pominięte lub niedoprecyzowane. Poza tym odnalezienie wśród długich mailowych wątków wiadomości z konkretną informacją może być czasochłonne i frustrujące. 

Forma dokumentowa umowy

Forma dokumentowa łączy zalety tradycyjnej umowy i wygody współpracy online. Wszystkie istotne informacje są zawarte w jednym pliku PDF. 

Jak to działa?

1. Na podstawie waszych ustaleń redaktor przygotowuje umowę w formacie PDF i wysyła Ci ją w załączniku maila. 
2. Zapoznajesz się z jej treścią i jeśli to konieczne, proponujesz poprawki.
3. Gdy wszystko się zgadza, w odpowiedzi na maila odpisujesz, że akceptujesz warunki umowy – i to wystarczy! Nie musisz nawet odsyłać skanu PDF-a ze swoim podpisem.

To rozwiązanie proste, szybkie i równie wiążące jak podpisane ręcznie skany czy podpisanie umowy profilem zaufanym. Dzięki temu formalności możemy załatwić w kilka chwil.

*

Umowa z redaktorem jest jak dobre ubezpieczenie – może nie planujesz z niej korzystać, ale warto ją mieć. Dzięki niej unikniesz stresu i przykrych niespodzianek, a Wasza współpraca będzie się układać gładko jak dobrze zredagowany tekst. A jeśli nadal masz pytania – pisz śmiało, chętnie rozwieję Twoje wątpliwości!