Współpraca z redaktorem – jak ją rozpocząć? Część 2: Kwestie do ustalenia

Wysłany! Pierwszy mail do redaktora powędrował w świat wirtualnej poczty. Otrzymałaś odpowiedź – ofertę współpracy. Próbka Cię zachwyciła, cena jest w porządku. I co teraz? Cieszyć się i od razu wysyłać tekst? Nie tak szybko! Zanim ostatecznie oddasz swoje „dziecko” w ręce redaktora, warto jeszcze doprecyzować kilka kwestii. W tym artykule podpowiem Ci, o czym powinnaś koniecznie porozmawiać z redaktorem przed rozpoczęciem współpracy.

Co redaktor zrobi z Twoim tekstem? Wyjaśnienie zakresu prac redakcyjnych

Odpowiedź na pytanie z nagłówka musisz poznać, zanim oddasz swój tekst w ręce redaktora, w przeciwnym razie może Cię spotkać rozczarowanie. Dlaczego? Redakcja redakcji nierówna. Widzę to, kiedy jako korektorka wykonuję tzw. drugie czytanie tekstu. Zwykle poprawiam tylko błędy przeoczone podczas redakcji: interpunkcję, literówki, powtórzenia. Ale zdarza mi się też dostać teksty, w których jest znacznie więcej pracy.

Dla jednego redaktora redakcja to gruntowne przeoranie tekstu, poprawa stylu, kompozycji, fabuły, a także wyeliminowanie wszelkich błędów językowych, a dla innego – tylko praca nad treścią publikacji, bez zwracania uwagi na warstwę językową, którą redaktor zostawia do poprawienia korektorowi. Niestety można spotkać i takich, którzy ograniczają się wyłącznie do wyłapania literówek i dostawienia brakujących przecinków, czyli mylą redakcję z korektą.  

Dlatego by uniknąć nieporozumień i rozczarowań, koniecznie ustal z redaktorem, co dokładnie obejmuje usługa, którą oferuje. Upewnij się, że tak samo rozumiecie terminologię. Przeczytaj artykuł o tym, czym się różni redakcja od korekty, by wiedzieć, o jakie aspekty pracy nad tekstem dopytać.

Kalendarz w dłoń – czyli o terminach słów kilka 

Po pierwsze: gdy dostałaś ofertę zredagowania tekstu w określonym terminie i postanawiasz ją przyjąć, koniecznie poinformuj o tym redaktora. Dzięki temu redaktor zarezerwuje dla Ciebie czas w swoim grafiku. Co się stanie, jeśli tego nie zrobisz? Cóż, może się okazać, że redaktor w międzyczasie przyjmie inne zlecenie i Twój tekst będzie musiał poczekać, a to może opóźnić cały proces wydawniczy. Potwierdź więc termin, w którym prześlesz mu materiały do wykonania zlecenia, a potem go dotrzymaj. 

Po drugie: zaproponowany przez redaktora termin to zazwyczaj czas pierwszej tury redakcji. W ustalonym dniu redaktor prześle Ci plik z naniesionymi poprawkami, komentarzami i sugestiami. Pamiętaj, że po otrzymaniu zredagowanego tekstu Ty również będziesz potrzebować czasu na zapoznanie się z uwagami redaktora i wprowadzenie ewentualnych zmian. Uwzględnij to w swoim harmonogramie i ustal z redaktorem, kiedy odeślesz mu plik po redakcji autorskiej, by mógł zarezerwować w grafiku czas na drugą turę, czyli sprawdzenie zmienionych przez Ciebie fragmentów.

A co z pieniędzmi? Omówienie szczegółów rozliczeń

W przesłanej ofercie redaktor zapewne poinformował Cię o kosztach redakcji Twojego tekstu, a Ty – skoro zdecydowałaś się na współpracę – zaakceptowałaś cenę usługi. Trzeba jeszcze ustalić szczegóły techniczne, czyli jak i kiedy przekażesz redaktorowi wynagrodzenie. Warto omówić następujące kwestie:

• Czy redaktor pobiera zaliczkę przed rozpoczęciem pracy, czy cała kwota jest płatna po zakończeniu zlecenia? A może w przypadku pakietu usług rozkłada płatność na raty?
• Czy redaktor wystawi fakturę? Jeśli tak, to jaką – VAT, bez VAT-u, rachunek?
• Jakie są terminy wystawienia faktury? Po otrzymaniu zaliczki, po zakończeniu pracy, w określonym terminie po płatności?
• Jakie są terminy płatności?

Do wystawienia faktury redaktor potrzebuje Twoich danych:

• nazwa firmy, adres prowadzenia działalności, numer NIP (jeśli zlecasz redakcję jako właściciel firmy);
• imię i nazwisko, adres zamieszkania (jeśli zlecasz redakcję jako osoba prywatna).

Nie bądź więc zaskoczona, gdy Cię o nie poprosi, i nie obawiaj się ich podać. Redaktor, jako przedsiębiorca, jest zobowiązany do przestrzegania przepisów RODO. Oznacza to, że musi przetwarzać dane osobowe zgodnie z prawem, zapewniając ich bezpieczeństwo i poufność. 

Telefon, mail, gołąb pocztowy? Ustalenie zasad komunikacji

Oczywiście ten gołąb to żart, ale warto ustalić już na początku współpracy, jak będziecie się z redaktorem kontaktować. Po co?

• W trakcie redakcji mogą się pojawić pytania lub wątpliwości, których omówienie usprawni pracę nad tekstem (np. gdy niespodziewanie zmienia się imię bohatera tekstu – które jest właściwe?). Zamiast zaznaczać pomyłki, redaktor może je od razu poprawić.
• Może się okazać, że redaktor ma propozycję poważniejszej zmiany, którą warto przedyskutować i ewentualnie wprowadzić przed poprawieniem całego tekstu (np. dotyczącą kompozycji). Konsultacje pozwalają na bieżąco podejmować decyzje i dostosowywać tekst do Twojej wizji.
• Ty również podczas redakcji autorskiej możesz chcieć się upewnić, że praca idzie w dobrym kierunku, albo skonsultować swój pomysł na zmianę przed jej wprowadzeniem do tekstu.

Sposób komunikacji to kwestia indywidualnych preferencji, ale najbezpieczniejszy jest kontakt mailowy. Dlaczego? Bo ustalenia są wtedy „czarno na białym”. W razie potrzeby łatwo wrócić do wcześniejszych wiadomości i przypomnieć sobie, co zostało ustalone. Telefon i komunikatory internetowe są dobre do szybkich konsultacji i wyjaśniania drobnych wątpliwości, ale mail to podstawa.

I jeszcze jedno: sprawne wyjaśnianie wątpliwości jest bardzo ważne dla postępu prac, ale umiar i takt też są potrzebne. Nikt nie wymaga odpisywania na wiadomości późno w nocy lub w weekendy, ale… czy na pewno? No właśnie… Dlatego warto ustalić, w jakich godzinach Ty i redaktor jesteście dostępni i w jakim czasie można liczyć na odpowiedź. Znalezienie złotego środka między szybką reakcją a poszanowaniem czasu wolnego drugiej strony to klucz do udanej współpracy.

A co, jeśli jednak coś „zgrzytnie”? Omówienie procedur w razie problemów

Rozpoczynając współpracę, liczymy, że będzie ona przebiegała gładko i przyniesie oczekiwane rezultaty. Życie pisze jednak różne scenariusze, nikt nie jest idealny, a błędy zdarzają się każdemu, dlatego warto być przygotowanym na każdą ewentualność. 

Co się stanie, jeśli z przyczyn losowych nie zdążysz w ustalonym terminie przesłać pliku do redakcji albo redaktor spóźni się z odesłaniem zredagowanego tekstu? O możliwościach przesunięcia terminów i ewentualnych konsekwencjach takiej zmiany także można porozmawiać jeszcze przed nawiązaniem współpracy.

A co, jeśli efekt redakcji nie spełni Twoich oczekiwań? Jeśli się nad tym zastanawiasz, zapytaj redaktora o procedurę reklamacyjną – co może być podstawą do reklamacji, w jakim terminie możesz ją zgłosić i w jakim czasie redaktor się do niej ustosunkuje.

Szczera i otwarta rozmowa, także o tym, co może pójść nie tak, pozwoli zarówno Tobie, jak i redaktorowi czuć się podczas Waszej współpracy komfortowo i uniknąć niepotrzebnego stresu. 

Umowa z redaktorem – czy jest potrzebna? Omówienie kwestii formalnych

Dotarliśmy do ostatniego punktu – umowy. Czy zawsze konieczne jest zawieranie z redaktorem tradycyjnej umowy na piśmie? Odpowiedź brzmi: nie. Zgodnie z prawem polskim umowa może zostać zawarta w dowolnej formie – ustnej, pisemnej, a nawet w sposób dorozumiany (np. poprzez akceptację oferty i rozpoczęcie współpracy). Dlatego trzeba ustalić, w jaki sposób formalnie podsumujecie swoje ustalenia.

W jaki sposób można zawrzeć umowę?

• Forma pisemna tradycyjna: Umowa jest drukowana, podpisywana przez obie strony, przesyłana pocztą lub kurierem i przechowywana w formie papierowej. 
• Forma elektroniczna: Umowa jest podpisywana za pomocą tzw. kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Taki podpis należy kupić u jednego z certyfikowanych dostawców, nadzorowanych przez Ministerstwo Cyfryzacji. Do jego złożenia potrzebne jest też narzędzie cyfrowe, które trzeba kupić i zainstalować.
• Forma dokumentowa: Umowa zostaje zawarta poprzez wymianę podpisanych skanów, ustalenia mailowe albo podpisanie dokumentu za pomocą profilu zaufanego.

Sposób zawarcia umowy jest dowolny, zależy od Ciebie i redaktora. Najważniejsze jest, aby wszystkie istotne kwestie współpracy zostały jasno ustalone i potwierdzone przez obie strony, a najlepiej także spisane, by w razie nieporozumień było się na co powołać. Gdy podekscytowana przygotowujesz się do pracy nad swoim tekstem z osobą, którą uważasz za najlepszą i której ufasz, „papierologia” może się wydawać zbędna. Umowy sporządza się na wypadek trudnych sytuacji – ale czy możesz mieć pewność, że podczas Twojej współpracy z redaktorem te się nie pojawią? Przezorny zawsze ubezpieczony 😉

*

Lepiej dmuchać na zimne, dlatego warto poświęcić chwilę na omówienie wszystkich szczegółów współpracy z redaktorem i spisać umowę, zanim rozpoczniecie wspólną podróż po świecie Twojego tekstu. Jasne ustalenia co do tego, co dokładnie ma być zrobione, kiedy, za ile, jak będziecie się kontaktować i jak zareagujecie, gdyby coś jednak poszło nie tak, pozwolą uniknąć niepotrzebnych nerwów i sporów w przyszłości. A to z kolei sprawi, że współpraca będzie przyjemna i owocna dla obu stron.